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文件記錄保存補充指導原則
以下粗黑體字部分為文件記錄保存的最低 規(guī)定。此外，所有工廠必須遵守有關(guān)公告及文件記錄保存的具體法律規(guī)定。下文列出的其它條款為參考建議或某些“模范”工廠采用的作法。
人事檔案：
所有工廠必須保存每位工人的人事檔案。
人事檔案必須包括工廠所在國適用的年齡證明文件的復本（如身份證、護照、旅行文件、社?？ǖ龋?。
人事檔案中包括由工人簽名認同的錄用日期證明文件。
法律規(guī)定的雇用合同/ 雇用信應(yīng)由工人和工廠分別簽名。
由工人填寫的應(yīng)征表應(yīng)包括地址、聯(lián)絡(luò)方法、推薦人、工作經(jīng)歷及教育程度等基本內(nèi)容。
工人于近期拍攝的照片。
書面的紀律處分文件，其中包括工人的簽名。
考勤卡：
所有工廠必須使用考勤卡、電子條碼卡系統(tǒng)或出勤表準確記錄每位工人的實際工作時間。
如工廠使用考勤卡或電子條碼卡系統(tǒng)，工廠必須記錄工人每天上下班的時間。
工廠可使用出勤表，并在出勤表中記錄工人每天的上下班時間、加班時間及休息日安排。
出勤表應(yīng)由工人（至少每周一次）簽名確認記錄的準確性，工廠必須保存完整的出勤表記錄。
考勤卡記錄應(yīng)至少保存一年。某些國家要求工廠保存這些記錄的期限超過 1 年。
工資表：
所有工廠必須保存工資表，以證明工廠向每位工人支付了應(yīng)付的小時工資、每日工資、每月工資或計件工資。
工資表應(yīng)包括正常工作時間、根據(jù)產(chǎn)品件數(shù)或工作時間計算的工資總額、獎金、補貼、代扣款及實得工資等內(nèi)容。
工廠必須保存原始計件工資等相關(guān)文件，以證實工資表記錄的準確性。
工資表必須至少保存一年時間。某些國家要求工廠保留工資表的期限超過 1 年。
工廠在工資表中記錄節(jié)假日時間、最高獎金額、計件工作的加班工資、貸款及代扣款等內(nèi)容。
工人簽名確認工資表記錄的內(nèi)容，并表示收到工廠支付的實得工資。
工資單：
工廠在發(fā)放工資時必須向所有工人提供以當?shù)卣Z言編寫的工資單，工資單必須明確記錄工人的正常工作時間、加班時間、計件工資、工資總額、代扣款及實得工資。
工人必須在工廠保存的工資單復本上簽名，以表示認可工資單的各項內(nèi)容并確認收到工廠支付 的實得工資。
有些工廠通常鼓勵或要求工人在超出法定工作時間限額以外的時間內(nèi)繼續(xù)工作，或剝奪工人享有一天休息日、休假或病假的權(quán)利。
為防止上述問題的發(fā)生，供應(yīng)商行為準則的“工作時間”條款禁止：（1）工人工作時間超過法定限制；（2）工廠未在 7 天中為工人提供 1 天休息日；（3）工廠未根據(jù)法律規(guī)定為
工人提供休假、病假和事假。如法律允許一周工作時間超過 60 小時，供應(yīng)商行為準則仍要求工廠的一周工作時間不得超過 60 小時。
針對生產(chǎn)高峰期的工作時間安排，如工廠能夠遵守以下 5 條補充指導原則，SearsHoldings 準許工廠一周工作時間超過 60 小時（包括正常工作時間和加班時間）：
1. 工廠每天的工作時間不超過 12 小時。在工人一周工作六天的情況下，工廠一周總工時最高為 72小時。
2. 工人在 7 天中享有一天的休息日，或安排在工作 7 天后的下一周內(nèi)休息一天。如工廠在生產(chǎn)高峰期時不得不安排工人在休息日內(nèi)加班。工廠不可以安排休息日內(nèi)加班多于兩周一次。
3. 工廠一年的生產(chǎn)高峰期不得超過 4 個月或 17 周。工廠在一年 12 個月中至少應(yīng)有 8 個月時間實行一周工作時間最高為 60小時的非高峰期工作時間規(guī)定。
4. 工人有權(quán)根據(jù)當?shù)胤傻囊?guī)定領(lǐng)取正常工資和加班工資。
5. 工廠需確保工人了解一周工作時間的一般規(guī)定，工廠在要求工人加班時應(yīng)征求他們的同意。
如果工人不愿意從事加班工作，工廠必須尊重工人的決定，并不得以任何方式迫使或強制其從事加班工作。
